Données Personnelles

Toute information se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée ou identifiable, notamment un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, économique, culturelle ou sociale.

Destinataire

Personne habilitée à recevoir des Données personnelles enregistrées dans un fichier ou un Traitement, en raison de ses fonctions.

DPO

« Data protection officer » : Délégué à la protection des Données.

Données sensibles

Données personnelles d’une personne physique concernant son origine raciale ou ethnique, ses opinions politiques, philosophiques ou religieuses, son appartenance syndicale, sa santé, sa vie ou son orientation sexuelle, ses condamnations pénales ou infractions, son numéro de sécurité sociale.

Personne concernée

Personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement dont les Données Personnelles font l’objet d’un Traitement.

Responsable de Traitement

La société française du groupe ARMOR qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement

Sous-traitant

Personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des Données Personnelles pour le compte d’un Responsable de traitement, dans le cadre d’un service ou d’une prestation.

Traitement

Opération portant sur des Données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation, adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

2.1.1.    Gestion des recrutements

Finalités du Traitement

Gestion des recrutements (évaluation des candidatures à occuper l’emploi proposé, vérification des informations de la candidature)

Base légale du Traitement

Obligation légale de l’employeur

Intérêt légitime : pour les Données obligatoires marquées d’un astérisque pour apprendre à connaître le candidat

Consentement : pour les Données non obligatoires

Données personnelles collectées

Identification : nom, prénom, photo d’identité, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, téléphone, email et adresse personnels

Vie personnelle : situation de famille

Vie professionnelle : situation professionnelle, formation, références, expériences et email professionnels

Données sensibles

Santé : situation de handicap reconnue par la MDPH

Condamnations pénales, infractions : obligation légale de la certification OEA (Opérateur Economique Agréé)

Destinataires

Personnes autorisées des services ressources humaines, services supports impliqués dans la négociation, responsable hiérarchique ou autres sociétés du groupe ARMOR intéressées, organismes étatiques et cabinets de recrutement

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée ou indirectement par l’intermédiaire d’une autre personne (cabinets de recrutement, références professionnelles, plateformes en ligne de réseaux sociaux professionnels, sites internet)

Durée de conservation

12 à 24 mois à compter du dernier contact

2.2.1.   Gestion des prospects et des clients

Finalités des Traitements

Prospection (constitution et gestion d’un fichier de prospects)

Gestion de la relation clients (gestion du fichier clients, gestion des contrats de vente, gestion des commandes, service après-vente, gestion de la comptabilité clients et de la facturation, gestion du compte client, suivi commercial)

Base légale des Traitements

Consentement des prospects aux fins d’établir une relation d’affaires

Consentement des clients pour les Données non obligatoires

Intérêt légitime de la gestion commerciale et marketing de la vente

Données personnelles collectées

Identification et vie professionnelle : nom, prénom, nom de l’employeur, fonction, téléphone, adresse et email professionnels

Connexion : adresse IP, heure, date et données de navigation, identifiant de connexion

Destinataires

Personnes autorisées des services marketing et commercial, informatiques, comptabilité ou autres sociétés du groupe ARMOR intéressées et autres Sous-traitants 

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée via un formulaire de contact, salons, visites, phoning ou indirectement par l’intermédiaire d’une autre personne (mise en relation, commercial du client, organisateurs de salons, des prestataires, réseaux sociaux professionnels, sites internet)

Durée de conservation

Jusqu’à la fin de la relation commerciale

2.3.      Collaborateurs des prospects et des clients et des transporteurs

2.3.1.   Gestion des approvisionnements et des livraisons

Finalités des Traitements

Gestion des approvisionnements des sociétés françaises du groupe

Gestion des livraisons vers les clients et entre les sites du groupe

Base légale des Traitements

Intérêt légitime : assurer la communication nécessaire à l’approvisionnement des sociétés du groupe ARMOR et aux livraisons des clients et des transferts inter-sites de produits

Données personnelles collectées

Identification et vie professionnelle : nom, prénom, adresse, téléphone et email professionnels.

Connexion : identifiant de connexion

Destinataires

Personnes autorisées des services transport, informatiques, magasiniers, clients, fournisseurs, transporteurs et autres Sous-traitants

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée ou par le client, le fournisseur ou le transporteur via échange de mail ou appel téléphonique

Durée de conservation

Durée de la relation contractuelle

2.4.1.   Prospection et gestion de la relation fournisseur

2.4.2.  

Finalités des Traitements

Prospection et sélection de fournisseurs (constitution et gestion d’un fichier de fournisseurs potentiels)

Gestion de la relation fournisseur (constitution et gestion du fichier fournisseurs, gestion des commandes et des réceptions, gestion des factures et règlements, de la compatibilité fournisseur, gestion des contrats d’achat)

Base légale des Traitements

Intérêt légitime de la construction et du maintien d’un référentiel fournisseurs et de la gestion des achats

Données personnelles collectées

Identification et vie professionnelle : nom, prénom, nom de l’employeur, lieu de facturation, profession, téléphone et adresse professionnels, date de naissance, sexe, fonction

Destinataires

Personnes autorisées des services achat, comptabilité, logistique, juridique, qualité, HSE, informatique ou autres sociétés du groupe ARMOR intéressées et autres Sous-traitants

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée ou recherche Internet et salons ou réseau professionnel

Durée de conservation

Durée de la relation contractuelle

2.5.1.   Gestion des contrats et documents juridiques

Finalités du Traitement

Gestion des contrats et documents juridiques

Base légale du Traitement

Intérêt légitime : gérer les documents et contrats juridiques

Données personnelles collectées

Identification et vie professionnelle : nom, prénom, date de naissance, sexe, email, adresse, téléphone, fonction

Connexion et accès : adresse IP, heure, date et données de navigation, identifiant et mot de passe

Destinataires

Personnes autorisées des services informatique, juridique, achat, contrôle de gestion, veille et propriété industrielle, dirigeants des sociétés du groupe ARMOR intéressées, personnes autorisées de l’entité cocontractante et autres Sous-traitants

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée

Durée de conservation

Durée de la relation contractuelle

2.6.1.   Lutte anti-corruption

Finalités du Traitement

Eviter les fraudes

Base légale du Traitement

Obligation légale issue de la loi Sapin 2

Données personnelles collectées

Identification : nom, prénom du dirigeant

Vie professionnelle : fonction, statut de personne politiquement exposée

Condamnation pénales ou infractions : condamnation du dirigeant pour corruption

Destinataires

Personnes autorisées des services consolidation et contrôle interne, achat, finance et vente des sociétés du Groupe ARMOR

En cas d'audit : Agence Française Anti-corruption

Source de collecte

Directement auprès de la Personne concernée et via le questionnaire Office Forms pour les évaluations post-formation ou indirectement via le rapport sur le risque de corruption d’un prestataire pour les données sur les tiers externes

Durée de conservation

5 ans après la fin de la relation d'affaires pour les rapports sur partenaires

10 ans pour justifier des actions de sensibilisation des collaborateurs exposés ou au départ du collaborateur de la société concernée

2.7.1.   Contrôle des accès et vidéosurveillance

Finalités des Traitements

Contrôle d’accès visiteurs et partenaires externes

Vidéosurveillance des sites de la Chevrolière, des Sorinières et du Cordon Bleu

Base légale des Traitements

Intérêt légitime : accueil et contrôle d’accès des visiteurs, état des présences sur site, sécurité des personnes et des biens, protection de la propriété industrielle, participe à la certification d’Opérateur Economique Agréé

Données personnelles collectées

Identification et de vie professionnelle : nom, prénom, copie de la pièce d’identité suivant le site

Localisation : date et heures de la visite et déplacement des visiteurs dans et à l’extérieur des bâtiments

Connexion : adresses IP et identifiants

Destinataires

Salariés du site chargés de l’évacuation, de la sécurité ou Personnes autorisées des services généraux, informatique, ressources humaines, dirigeants ou Services de secours ou d’enquête extérieur en cas d’incident et autres Sous-traitants

Source de collecte

Accès : directement auprès de la Personne concernée

Vidéosurveillance : indirectement via l’enregistrement des images

Durée de conservation

Accès : 1 an maximum

Vidéosurveillance du site de la Chevrolière : 30 jours pour l’extérieur et 5 jours pour l’intérieur, 6 jours pour les accès au serveur

Vidéosurveillance du site des Sorinières : 0 jour

Vidéosurveillance du site du Cordon Bleu : 15 jours