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Bien choisir son prestataire "managed print services"

2 min de lecture

Vous avez défini vos objectifs de Managed Print Services et vos collaborateurs sont prêts à s’impliquer dans cette nouvelle stratégie ? Il ne vous reste plus qu’à implémenter votre Parc d'impression managé. Mais par où commencer ? Les prestataires sont de plus en plus nombreux à présenter ce type de service. Comment bien choisir le bon prestataire ?

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Avant toute chose, il est nécessaire de bien garder en tête qu’il doit vous permettre à travers sa solution de :

- Gagner en productivité en libérant du temps

- Générer des économies en optimisant les coûts

- Permettre une meilleure visibilité de votre parc d’impression

Découvrez les 6 critères principaux à prendre en compte pour choisir votre prestataire

1. Flexibilité et adaptabilité

Est-ce qu’il peut s’adapter à vous et non l’inverse ? Par exemple, les constructeurs (OEM) risquent de vous imposer de renouveler votre matériel si vous avez un parc multi-marque. D’autres peuvent également vous demander d’investir dans du matériel imposant ne correspondant pas à vos besoins quotidiens et sans tenir compte des volumes et de votre parc actuel.

Sachez que les indépendants sont aptes à vous proposer des solutions sans que vous ayez à investir dans du nouveau matériel. Il est tout à fait possible d’implémenter une solution de Managed Print Services tout en gardant un parc multimarque.

Par ailleurs, vérifiez que le contrat soit souple. Est-il possible d’ajouter ou supprimer des imprimantes sans trop de conséquences sur le contrat.

Un bon prestataire sera à votre écoute et fera en sorte d’être flexible pour répondre à vos contraintes.

2. Expérience

Lorsque qu’un prestataire s’appuie sur des méthodes solides et est efficace, cela ressort dans des témoignages de clients ou dans leur retour d’expérience. Essayez de trouver des avis ou des success stories de clients actuels du prestataire que vous interrogez.

La fidélité des clients peut également confirmer sa fiabilité.

3. Simplification de vos process

Interrogez votre prestataire sur la mise en place du process. Quels sont ses délais ? Les offres de constructeurs ne sont pas toujours adaptées pour les PME car il arrive que le process soit lourd et long à mettre en place. Il faut parfois prévoir jusqu’à 6 mois. Il n’y a du coup pas de réelle économie dès le début du contrat. Or votre but est justement de simplifier la gestion de parc d’impression.

Pour une PME, le process de mise en place doit être rapide et simple :

- 1 seule facture

- pas de changement de matériel…

4. L'accompagnement et le suivi

Est-ce que votre potentiel prestataire vous propose un interlocuteur dédié ? Cette personne devra être impliquée, professionnelle et maitre de son métier. Dialoguez avec elle pour voir si elle prend le temps de bien vous expliquer la solution sans jargon professionnel et si vous sentez qu’il y aura un réel accompagnement avec elle. Certains prestataires proposent également un support technique accessible et efficace. Vérifiez aussi que vous ayez bien régulièrement un reporting.

5. Un coût à la page optimisé

Selon si votre prestataire fait appel à des sous-traitants, s’il choisit des consommables compatibles, le coût à la page peut être plus ou moins élevé. Les prestataires indépendants proposant du compatible remanufacturé (reconditionné) arrivent à diminuer considérablement les coûts tout en gardant une même qualité d’impression.

6. Une sensibilité pour le développement durable

Selon la politique RSE de votre entreprise, vous êtes peut-être plus ou moins sensibilisé aux notions de développement durable. Certains prestataires prennent en compte cette sensibilité en proposant en plus de la gestion de votre parc d’imprimante, un service de collecte de consommables inclus dans votre contrat. Certains prestataires comme Armor Office Printing avec son offre OWA Print Services vont jusqu’à vous proposer un bilan matière pour le rapport RSE.